Baza wiedzy art.#4

Zastosowanie Kanban w pracy działu prawnego.

Na czym polega Kanban

Kanban jest jedną z metodyk Agile, jednak sama koncepcja pojawiła się o wiele wcześniej w branży produkcji samochodów. Słowo Kanban wywodzi się z języka japońskiego, gdzie „Kan” oznacza „widoczny”, a „Ban” „kartka papieru”. Kanban został po raz pierwszy zastosowany w latach pięćdziesiątych ubiegłego wieku w Toyocie przez Taiichiego Ohno, w myśl realizacji koncepcji produkcji „just in time” (dokładnie na czas). Stanowi to odzwierciedlenie systemu „pull” i oznacza, że produkcja skupia się na zapotrzebowaniu klientów, w przeciwieństwie do praktyki „push”, polegającej na produkowaniu towarów i wypychaniu ich na rynek.

Kanban służy optymalizowaniu pracy i procesów w celu maksymalizacji wydajności oraz minimalizacji marnotrastwa. Jest to możliwe do osiągnięcia dzięki wizualizacji pracy oraz ciągłemu doskonaleniu procesów w oparciu o informację zwrotną.

Metodyka ta skupia się przede wszystkim na ciągłym przepływie pracy i umożliwia łatwe zarządzanie zadaniami, poprzez wizualizację zadań do wykonania i dzielenie pracy na mniejsze zadania.

Wśród zasad Kanban wyróżniamy:

Zacznij od tego co robisz teraz – dzięki jego elastyczności Kanban można stosować w istniejących procesach pracy bez nadmiernej ingerencji i zakłócania stanu obecnego.
Dokonuj ewolucyjnych stopniowych zmian - ponieważ ludzie obawiają się zmian z uwagi na niepewność, którą one ze sobą niosą, Kanban zachęca do wprowadzania ciągłych, małych, przyrostowych i ewolucyjnych zmian. Zmiany te powinny być wprowadzane w bieżącym procesie w atmosferze współpracy i wykorzystania informacji zwrotnej.
Rozwijaj działania przywódcze na wszystkich szczeblach zarządzania - największą wartość przy udoskonalaniu procesu przynoszą spostrzeżenia i działania ludzi na każdym szczeblu organizacji, mające na celu poprawę ich sposobu pracy. Nie powinniśmy się zatem ograniczać jedynie do szczebla kierowniczego.
Koncentruj się na potrzebach i oczekiwaniach klienta - istotą jest zrozumienie potrzeb i oczekiwań klienta, co w rezultacie prowadzi do dostarczenia mu jak największej wartości.
Zarządzaj pracą, a nie pracownikami - ludzie są zdolni do formowania samoorganizujących się zespołów bez konieczności zakłócania ich pracy mikrozarządzaniem. O wiele więcej korzyści przyniesie skupienie się, np. na podzieleniu zadań na mniejsze, niż na pokazywaniu pracownikowi krok po kroku, jak ma wykonywać swoją pracę.
Regularnie analizuj sieć usług - regularna analiza sieci i sposobu świadczenia usług pozwala na ciągłe udoskonalanie jakości ich świadczenia.

Wyróżniamy sześć praktyk metodyki Kanban:

Wizualizacja procesu pracy – w tym celu wykorzystywana jest tablica Kanban, która w sposób jasny przedstawia jakie zadania zespół ma do wykonania i jaki jest ich status.
Ograniczanie prac w toku – im mniej zadań w toku tym lepiej. Chodzi o to, żeby jak najwięcej zadań wykonać przy jednym podejściu od początku do końca zamiast „rozgrzebywania” kilku zadań jednocześnie.
Zarządzanie przepływem – praktyka ta polega na zarządzaniu przepływem pracy a nie ludźmi. Nie skupiamy się na tym, aby członkowie zespołu byli cały czas zajęci, a raczej na tym jak usprawnić i przyspieszyć przepływ pracy.
Sprecyzowanie transparentnych zasad procesu – to nic innego jak określenie jasnych „reguł gry”, dzięki którym każdy wie jakie są zasady. Odnosi się to do procesu samego w sobie. Reguły procesu powinny być jasno określone, upowszechnione i stosowane, ale i ciągle udoskonalane.
Stworzenie mechanizmów informacji zwrotnych – to informacja o tym jaki jest status wykonania poszczególnych zadań i jakie kolejne są planowane do wykonania. Informacja ta może być przekazywana np. w formie codziennych krótkich spotkań zespołu.
Doskonalenie we współpracy – jest to zaproszenie wszystkich członków organizacji do wspólnego działania w celu udoskonalania procesu wykonywania pracy, jakości świadczonej usługi oraz wartości przynoszonej klientowi.

Tablica Kanban

Podstawowa tablica Kanban składa się z trzech kolumn: „Do zrobienia”, „W toku” oraz „Zrobione”. Istotą jest umiejętność podzielenia zadań na mniejsze, co służy zmniejszeniu niechęci zespołu do wykonywania dużych i czasochłonnych tasków. W ten sposób przenosimy punkt skupienia z czasochłonnego omawiania zadań na ich realizację.

Wraz z postępem pracy, zadania niejako przepływają z lewej strony tablicy od kolumny „Do zrobienia” przez poszczególne etapy procesu (niektóre tablice zawierają więcej niż trzy kolumny) aż do zakończenia, czyli do kolumny „Zrobione”.

Tradycyjna tablica to zwykła tablica z kolumnami, na której przyklejane są kolorowe karteczki z zadaniami. Obecnie jest dostępnych mnóstwo wirtualnych tablic oraz narzędzi dających dostęp wielu osobom w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca na świecie. W ramach takiej tablicy, nie tylko przypisujemy zadania poszczególnym członkom zespołu, ale możemy też załączyć dokumenty, jak również zamieścić istotne komentarze i ustalenia biznesowe. Tego typu rozwiązania zapewniają tez automatyczne generowanie analiz i raportów pozwalających na zlokalizowanie „blockerów” oraz dających bazę do udoskonalania procesu.

Zastosowanie Kanban w pracy zespołu prawnego

Czy zatem metodyka Kanban może być stosowana w pracy działu prawnego? Nie tylko może, ale często jest stosowana. Jest to metodyka na tyle prosta, elastyczna, przejrzysta, ale także intuicyjna, że często wiele osób nie zdaje sobie sprawy z jej stosowania.

Pozwala ona na zebranie wszystkich zadań w jednym miejscu ze wskazaniem ich statusu, dzięki czemu każda osoba może w każdej chwili zobaczyć jaki jest postęp pracy. Mało tego, metodyka ta, przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi, pozwala na zebranie w jednym miejscu wszystkich ustaleń biznesowych, ale też wersji dokumentów. Jesteśmy w stanie na bieżąco monitorować obłożenie zespołu, zwiększyć transparentność i poczucie odpowiedzialności za wykonywane zadania, znajdować wąskie gardła i udoskonalać naszą pracę.

Zastosowanie tej metodyki przejawia się również przy blokowym planowaniu pracy. Polega ono na tym, że w danym dniu przy wykorzystaniu kalendarza blokujemy, np. 2-3 godziny na wykonanie danego zadania, dzięki czemu ułatwia to nam efektywne planowanie pracy. Poniżej przykład takiego planowania:

Podsumowanie

Mając na względzie powyższe, Kanban wydaje się być metodyką, którą z powodzeniem mogą wykorzystywać wewnętrzne działy prawne przy zarządzaniu swoja pracą, niezależnie od wielkości zespołu. Praktyki i zasady Kanban zwiększają efektywność, transparentność i pozawalają skupić się na realizacji zadań zamiast na ich czasochłonnym omawianiu. Pozwala ona zaktywizować zespół i usprawnić jego samozarządzanie. Dzięki dostępnym narzędziom w każdym czasie i miejscu możemy sprawdzić status danej sprawy bez konieczności angażowania w tym celu poszczególnych członków zespołu. Ponadto, możliwość generowania automatycznych raportów i analiz ułatwia pracę nad ciągłym doskonaleniem pracy zespołu, w celu zwiększenia jego efektywności i ułatwienia wykonywania pracy jego członkom. W duchu praktyk Kanban jest to uzyskiwane przy współpracy wszystkich członków zespołu co zwiększa poczucie ich sprawczości i wpływu na ich prace, jak i samą organizację. Z tego też powodu metodykę tą najczęściej rekomenduje się przy układaniu procesów prawnych w zespołach prawnych.