wypracowana na bazie doświadczenia w wielu organizacjach oraz przetestowana w praktyce digitalizacja procesu wszystkich czynności działu prawnego w organizacji, którego zaletą jest zwiększenie efektywności poprzez znaczne skrócenie czasu obsługi danego zlecenia prawnego z jednoczesnym zapewnieniem wyższej jakości merytorycznej i przejrzystości oraz stworzenia jednego miejsca, w którym znajduje się nie tylko opis zlecenia i jego status, ale także wszelkie ustalenia biznesowe, wersje dokumentów oraz zatwierdzenia wraz z informacjami dotyczącymi archiwizacji.
WYZWANIA:
W dzisiejszych czasach wewnętrzne działy prawne borykają się z następującymi problemami:
Zespół prawny otrzymuje od członków pozostałych działów rozproszone informacje w różnej formie, co powoduje, że musi przeglądać korespondencję mailową, komunikatory, smsy (i inne), w celu odszukania informacji, statusu sprawy oraz wersji dokumentów. Poszukiwanie to jest zbyt pracochłonne i czasochłonne.
Dyrektor działu prawnego oraz pozostali członkowie zespołu często nie mają świadomości, jak obłożeni są poszczególni członkowie zespołu prawnego. Ponadto, zadania mogą generować różne wymagania odnośnie zaangażowania poszczególnych członków zespołu prawnego. Nie liczy się tu ilość, ale jakość. Dysponując zestawieniem zadań, którymi zajmują się członkowie działu prawnego, dyrektor prawny jest w stanie efektywnie zarządzać obłożeniem swojego zespołu.
Zlecenia prawne często dokonywane są w formie najbardziej wygodnej i dostępnej dla zleceniodawcy, tj. poprzez maile, komunikatory, SMS, telefony, przy kawie czy też na korytarzu. Powoduje to „głuchy telefon” i ustalenia nie są przekazywane w sposób kompletny i efektywny. Część osób zostaje poinformowana, a część nie, mimo że ma to wpływ na ich pracę. Ponadto, dyrektor prawny często dowiaduje się o ustaleniach biznesowych, gdy stan pracy jest już na zaawansowanym stopniu i nie może już zainterweniować lub jego interwencja powoduje, że sporo wykonanej pracy musi pójść na marne.
Dyrektor prawny dysponując samodzielnym zespołem nie jest na bieżąco informowany o statusie każdej sprawy. Przy jednoczesnym braku jednego miejsca dla wszystkich zleceń prawnych wraz z ustaleniami biznesowymi oraz zatwierdzeniami osób odpowiedzialnych, może powodować to znaczne niedogodności, gdy potrzebuje szybko uzyskać informację, a osoba odpowiedzialna jest niedostępna.
Przy rozporoszonym zlecaniu zadań prawnych dyrektor prawny nie ma kontroli nad ilością i rodzajem zleceń prawnych, ich priorytetyzacji i tempem obsługi. Powoduje to często konieczność przerwania pracy nad jednym tematem w celu zajęcia się innym, co jest nieefektywne i wymaga potem większej ilości czasu na powrót do przerwanego zadania.
Zmorą każdego działu prawnego jest manualne oznaczanie zadania oraz dokumentów. Prawidłowe oznaczenia jest niezwykle istotne pod kątem odnajdywania dokumentów i zleconych zadań. Z drugiej strony jest to zadanie czasochłonne i nie lubiane przez prawników (i nie tylko).
Działy prawne często zmagają się z brakiem jednego repozytorium i jednolitych zasad archiwizacji dokumentów, co w praktyce wiąże się ze żmudnym i czasochłonnym poszukiwaniem dokumentacji. Kolejnym problemem jest zapisywanie dokumentów na komputerze u danego pracownika, co uniemożliwia pozostałym członkom zespołu dostępu do jego treści. Niejednokrotnie powoduje to dublowanie pracy.
Każdy dyrektor prawny pada ofiarą “wycieczek” członków innych działów w celu obejścia “kolejki” lub uzyskania informacji o statusie realizacji zlecenia, co skutkuje rozproszoną odpowiedzialnością członków zespołu prawnego. Co więcej, odrywa dyrektora prawnego od jego zadań i zabiera cenny czas, który mógłby zostać poświęcony na pracę merytoryczną.
Członkowie innych działów często narzekają, że dany temat utknął w dziale prawnym. Wynika to z braku zrozumienia priorytetów z punktu widzenia organizacji, braku świadomości obłożenia zespołu prawnego, a także braku informacji czy zlecone zadanie jest realizowane lub na kiedy zaplanowana jest jego realizacja.
Jest to problem, który dotyka w zasadzie każdego działu i polega na trudności w przekazywaniu spraw przy urlopach i odejściach pracowników. Pracownik, który odchodzi lub wyjeżdża nie pamięta wszystkich spraw oraz nie jest w stanie przewidzieć czy z jakiegoś powodu nie zaistnieje konieczność powrotu do zrealizowanego zadania. Nie ma też pewności czy przekazał wszystkie ustalenia biznesowe albo informacji z czego wynikały dane decyzje. Dotyczy to również wersji dokumentów, które często zapisane są jedynie na komputerze takiego pracownika.
NARZĘDZIA:
Przy wykorzystaniu dostępnych narzędzi IT pomożemy ułożyć proces, który zapewni Ci następujące efekty:
Wszystko w jednym miejscu: status sprawy, wersje dokumentów, informacje biznesowe, komentarze, zatwierdzenia. Wystarczy otworzyć narzędzie i w jednym miejscu znajdziesz wszystkie potrzebne informacje.
Przy pomocy narzędzia szybko ustalisz kto z członków Twojego zespołu ile ma tematów oraz kto ma większe moce przerobowe. Dzięki temu unikniesz zbytniego obciążenia zadaniami prawnymi tylko części zespołu, frustracji jego poszczególnych członków oraz będziesz w stanie bardziej efektywnie nim zarządzać.
Wszystkie informacje będą zamieszczane w jednym miejscu przy zleceniu. Dzięki temu Twój zespół prawny będzie miał dostęp do wszystkich aktualnych ustaleń i informacji oraz będzie mógł pracować ze świadomością, że są to informacje, na których może się opierać.
Nie będziesz musiał przeszukiwać maili ani angażować członków swojego zespołu, aby poznać status danej sprawy. Wystarczy kliknąć w temat i wszystkie informacje są dostępne od ręki.
W szybki sposób będziesz w stanie uzyskać informację, przez kogo i kiedy temat został zlecony, na jakim etapie pojawiają się blokery, jakich ustaleń i informacji brakuje, czy zgadzasz się z ustaleniami, czy Twój zespół zbyt długo nie odkłada tematów, które nie są dla niego interesujące, ale wymagają realizacji.
Niektóre narzędzia same nadają opis danemu zleceniu lub zawierają jednolite instrukcje dla zlecających na podstawie których oni dokonują jego oznaczenia. Dzięki temu automatyzujesz proces opisywania zleceń i dajesz swojemu zespołowi czas na zajęcie się merytorycznymi kwestiami.
W jednym miejscu zachowane są wersje dokumentów, aż do wersji podpisowej. Dzięki temu wszyscy członkowie mają do nich dostęp i mogą z nich korzystać. Pozwala to również na unikanie dublowania pracy, jeżeli już ktoś zajął się uprzednio danym tematem lub stworzył wzór dokumentu, który może zostać wykorzystany w kolejnym zleceniu.
Dyrektor prawny nie musi angażować się w każdy temat prawny czy też logistyczno – operacyjny. W przypadku odpowiedniego ułożenia procesu prawnego wszystkie niezbędne dane znajdują się przy danym zleceniu wraz ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za jego wykonanie. Skutkuje to zwiększeniem poczucia odpowiedzialności członków zespołów (nie tylko prawnych) za poszczególne tematy (w związku z przypisaniem danej osoby do danego tematu, co jest widoczne dla pozostałych osób z organizacji).
Ponieważ członkowie innych zespołów mogą w każdym czasie sprawdzić status zleconego zadania prawnego mają poczucie, że ich zlecenie jest “zaopiekowane”. Jednocześnie prowadzi to do zwiększenia świadomości innych działów – widzą ile dział prawny ma pracy i mają wpływ na zmianę priorytetów w ramach swoich zleceń, co też skutkuje zmniejszeniem “wycieczek” w celu ominięcia kolejki.
Zamieszczenie wszystkich informacji, ustaleń i wersji dokumentów w jednym miejscu powoduje, że wszyscy członkowie zespołu prawnego mają do nich dostęp i urlop lub odejście pracownika nie powoduje przestoju, komplikacji lub konieczności podjęcia czasochłonnych czynności w celu ich ustalenia.
AGILE:
Przy układaniu procesów prawnych kieruję się filozofią agile.
Agile to filozofia polegająca na zwinnym zarządzaniu projektami przejawiająca się w elastycznym podejściu do zleconych zadań, ich bieżącej weryfikacji i szybkim reagowaniu na wymagane zmiany. Praca w duchu agile pomaga w efektywnym gospodarowaniu czasem i pozwala na pełną elastyczność w zarządzaniu zespołem i zleconymi zadaniami. Zwinny dział prawny to dział elastycznie odpowiadający na wyzwania i potrzeby swojej organizacji.
OFERTA:
Nasza oferta obejmuje dwa pakiety:
Chcesz porozmawiać o tym w jaki sposób można zoptymalizować i zautomatyzować pracę Twojego zespołu?
A może chcesz zwiększyć efektywność w zarządzaniu swoimi bieżącymi sprawami?
Zapraszam na godzinną konsultację.
Cena: 400 zł netto za konsultację
Szkolenie z Agile dla Twojego zespołu prawnego, w trakcie którego zapoznamy Ciebie i Twój zespół z filozofią Agile i pokażemy jak filozofia ta może zostać wykorzystana w pracy zespołu prawnego, aby zwiększyć jego szybkość, efektywność i elastyczność.
Cena: 2 000 zł netto za szkolenie
Nie jesteś zainteresowana/y pełną usługą ułożenia i wdrożenia przepływu pracy prawnej (workflow), ale z chęcią skorzystałabyś/ skorzystałbyś ze wsparcia w bieżącej optymalizacji i automatyzacji pracy Twojego zespołu.
Albo po prostu chcesz mnie sprawdzić:)
Zapraszam do współpracy w zakresie bieżącego doradztwa. W tym modelu wykupujesz pakiet godzin w ramach których doradzam, jak poprawić efektywność i komfort pracy Twojego zespołu.
Cena: 400 zł netto za godzinę
- Audyt obecnego procesu:
W ramach audytu badamy aktualny stan obsługi zleceń prawnych i identyfikujemy największe wyzwania Twojego zespołu prawnego w celu ustalenia stanu docelowego.
- Raport z audytu wraz z propozycją 2-3 rozwiązań, w celu określenia preferencji klienta.
Na bazie wykonanego audytu prezentujemy Ci wnioski w formie raportu wraz z rekomendacją 2-3 rozwiązań, w celu przeprowadzani wspólnej dyskusji oraz dokonania wyboru najbardziej optymalnego modelu.
- Wybór narzędzia, przygotowanie na jego bazie procesu dopasowanego do Twojego zespołu oraz jego wdrożenie.
Proces przygotowany dla Ciebie jest „szyty miarę” w oparciu o dostępne, sprawdzone i przetestowane w praktyce narzędzia IT. Pomagamy w jego efektywnym wdrożeniu.
- Szkolenie zespołu z procesu.
Kompleksowo przeszkolimy nie tylko Twój zespół, ale też całą organizację w zakresie optymalnego wykorzystania procesu. W ramach szkolenia przekonamy Twój zespół do wdrożenia zmian. Szkolenie obejmuje również szkolenie „Agile Lawyer” z Pakietu Podstawowego.
- Modyfikacja wdrożonego procesu oraz wsparcie technicznie.
W trakcie korzystania z procesu masz możliwość wprowadzania zmian oraz korekt, tak aby proces ten był maksymalnie dopasowany do Ciebie oraz Twojego zespołu i adresował w pełni Wasze potrzeby, a my w pełni Cię w tym wspieramy.
Cena: do indywidualnego uzgodnienia z klientem w zależności od potrzeb
Jeżeli jesteś zainteresowany bieżącym doradztwem lub ułożeniem workflow
umów się z nami na 30 minutową prezentację, w celu przygotowania dla Ciebie
szczegółowej i indywidualnej oferty.
REZULTATY:
O MNIE:
Karolina Krawczyk
adwokatka mająca wieloletnie doświadczenie przede wszystkim jako prawnik wewnętrzny, ale także w ramach kancelarii prawnej przy transakcjach VC oraz M&A. Pełniła funkcję Head of Legal w THE HEART S.A., gdzie ułożyła kompletny proces prawny w Asanie. Brała również udział w szkoleniu z efektywnego zarządzania pracą i projektami w Asanie – autoryzowanym przez Asanę i przeprowadzonym przez Remote Sensei – spółkę zajmującą się cyfrową transformacją zespołów.
KONTAKT:
- +48 668-443-698
- karolina@legalcasebycase.com
- linkedin.com/in/karolina-krawczyk-lcbc/