Baza wiedzy art.#3

Zastosowanie Scrum w pracy działu prawnego

Na czym polega Scrum

Scrum jest jedną z metodyk agile. Zasady działania Scruma opisane zostały w 2010 roku w Scrum Guide przez Kena Schwabera i Jeffa Sutherlanda, którzy opracowali Scruma na początku lat 90.

Zgodnie ze Scrum Guide, Scrum wykorzystuje iteracyjne, przyrostowe podejście w celu zwiększania przewidywalności oraz kontrolowania ryzyka przy realizacji danego projektu. Fundamentem tej metodyki jest empiryzm i koncepcja lean. Twórcy Scrum wskazują, że istotą empiryzmu jest to, że wiedza wynika z doświadczenia, zatem decyzje powinny zapadać na podstawie naszych obserwacji. Z kolei zgodnie z koncepcją lean, powinniśmy ograniczać straty i koncentrować się na najważniejszych kwestiach (wartościach). W efekcie, w każdych kolejnych sprintach będziemy korzystać z doświadczeń zebranych w poprzednich i na podstawie tych doświadczeń będziemy ograniczać straty i skupiać się na wartościach, jakie możemy dostarczyć.

Trzy filary Scrum

Przejrzystość – cały proces musi być przejrzysty zarówno dla osób wykonujących dane zadania, jak również dla osób na rzecz których zadania te są wykonywane
Inspekcja - postępy w dążeniu do celów, ustalonych w ramach danego sprintu, muszą być poddawane częstej i rzetelnej inspekcji, aby możliwe było wykrycie niepożądanych odstępstw lub problemów.
Adaptacja - jeśli w wyniku inspekcji okaże się, że mamy do czynienia z odstępstwami wykraczającymi poza dopuszczalne limity lub z innymi działaniami niepożądanymi, musimy dokonać jak najszybszej korekty procesu.

Wartości Scrum

Zespół scrumowy funkcjonuje w oparciu o pięć wartości:

Zaangażowanie – zespół scrumowy z zaangażowaniem podchodzi do realizacji założonych celów i okazuje sobie wzajemne wsparcie.
Skupienie – skupienie zespołu skierowane jest przede wszystkim na pracę do wykonania w danym sprincie.
Otwartość – zarówno zespół, jak i jego interesariusze zachowują otwartość w stosunku do wykonywanej pracy i wyzwań z nią związanych.
Szacunek – członkowie zespołu stanowią kompetentne i niezależne jednostki i jako takie darzą się wzajemnym szacunkiem.
Odwaga – członkowie zespołu mają odwagę robić to, co należy i mierzyć się z trudnymi wyzwaniami.

Zespół scrumowy

W Scrumie mamy do czynienia z zespołem scrumowym, przy czym istotną jest to, że nie obowiązuje w nim żadna hierarchia. Zespół scrumowy składa się z:

Zespołu deweloperów – docelowo jest to niewielki zespół ekspertów posiadających wystarczające umiejętności do wykonania zadań zaplanowanych w danym sprincie zgodnie z założonymi celami.
Product Ownera – odpowiada za produkt, który ma zostać dostarczony klientowi i za kontakt z klientem. W tym zakresie zarządza on Product Backlogiem. Ponosi również odpowiedzialność za maksymalizowanie wartości produktu będącego efektem pracy zespołu scrumowego.
Scrum Mastera – czuwa nad pracą zespołu i pomaga, aby zespół pracował efektywnie i zgodnie z założeniami Scruma opisanymi w Scrum Guide. Pomaga w zrozumieniu teorii i praktyki Scruma, zarówno w samym zespole scrumowym, jak i w organizacji, w której zespół ten funkcjonuje. Można powiedzieć, że Scrum Master jest takim „coachem” zespołu scrumowego.

Wydarzenia i artefakty

Zespół scrumowy pracuje w krótkich iteracjach (sprintach). W każdym sprincie zaplanowane są konkretne zadania do wykonania, które każdorazowo kończą się dostarczeniem wartościowego produktu. Jest to przeciwieństwo w stosunku do podejścia waterfall, gdzie produkt całościowo dostarczany jest na koniec projektu. W ramach sprintów wyróżniamy poszczególne wydarzenia:

Sprint Planning – planowanie jakie czynności wskazane w Product Backlogu zespół deweloperów wykona w ramach danego sprintu.
Daily Scrum – to 15‐minutowe wydarzenie dla zespołu deweloperów, które odbywa się o tej samej porze i w tym samym miejscu w każdy dzień roboczy w trakcie trwania sprintu. W trakcie tego wydarzenia zespół statusuje się w zakresie postępu prac i identyfikowania przeszkód, które mogą stanowić zagrożenie dla realizacji sprintu.
Sprint Review – jest to inspekcja efektów pracy wykonanej w danym sprincie oraz wskazanie przyszłych zmian, w trakcie którego zespół scrumowy prezentuje rezultaty swojej pracy kluczowym interesariuszom. Zespół scrumowy wraz z interesariuszami oceniają to, co zostało zrealizowane podczas sprintu oraz zmiany, jakie były wymagane. W ramach tego spotkania ustalane są również dalsze kroki.
Sprint Retrospective – celem tego wydarzenia jest podniesienie jakości i efektywności. Zespół sprawdza jak przebiegał sprint i identyfikuje założenia, które doprowadziły zespół do błędnych wniosków, omawia to, co poszło dobrze w trakcie sprintu, jakie problemy się pojawiły, a także w jaki sposób te problemy zostały lub nie zostały rozwiązane.

Z kolei artefakty Scruma odzwierciedlają pracę bądź wartość. Służą one temu, by maksymalizować przejrzystość kluczowych informacji. Celem jest żeby każdy, kto dokonuje ich inspekcji uzyskał taką samą podstawę do adaptacji. Dla Product Backlogu artefaktem jest Cel Produktu, dla Sprint Backlogu jest to Cel Sprintu, a dla Incrementu („Przyrostu”) to Definicja Ukończenia.

Scrum w pracy prawnika

Po tak ogólnym wstępie, przejdźmy do meritum. Czy zatem Scrum może mieć zastosowanie w pracy prawnika? Standardowa odpowiedź brzmi to zależy. Jeżeli prawnik pracuje sam, to wydaje się, że odpowiedź brzmi nie, chyba, że w ramach projektu prawnik ten współpracuje z innymi osobami. Przykładem może być umowa najmu komercyjnego, gdzie prawnik współpracuje z leasing managerem, managerem finansowym, osobą techniczną (w zależności od fazy w jakiej znajduje się przedmiot najmu, np. budynek jest dopiero w trakcie budowy), architektem. Wówczas metodyka ta mogłaby mieć zastosowanie.

Inaczej sytuacja przedstawia w przypadku działu prawnego, gdzie pracuje cały zespół prawny. W takim przypadku zastosowanie Scrum uzależnione jest od tego czy zespół pracuje nad projektem czy w ramach BAU (busness as usual). W przypadku pracy projektowej wydaje się, że Scrum mógłby mieć zastosowanie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dany zespół prawny stosował Scrum w przypadku projektów, a w przypadku BAU inną metodykę, np. Kanban.

W przypadku zastosowania Scrum w pracy zespołu prawnego zasadnicze pytanie sprowadza się do tego, kto miałby pełnić jaką rolę w zespole scrumowym. Dyrektor prawny mógłby pełnić rolę zarówno Scrum Mastera, jak i Product Ownera, w zależności od zakresu jego zadań w ramach danej organizacji. Do funkcji tych mogłaby też zostać oddelegowana inna osoba. W mojej opinii jest to możliwe do zrealizowania, o ile organizacja i członkowie zespołu byliby otwarci na pracę zgodnie z tą metodyką oraz stosowanie jej zasad. W przypadku organizacji w ramach, której realizowane są różne projekty podejście to mogłoby przynieść wiele korzyści w postaci zwiększenia efektywności, minimalizacji kosztów i ryzyk. Co prawda większość prawników jest indywidualistami, ale żeby dobrze wykonywać swoją pracę muszą ściśle współpracować z innymi ekspertami, a praca w Scrumie to zdecydowanie ułatwia.

Podsumowanie

Podsumowując, wydaje się, że jest możliwe zastosowanie Scruma w pracy zespołu prawnego, ale także pojedynczego prawnika, jeżeli pracuje on w ramach projektu z innymi osobami. Nie zapominajmy, jednak, że nie musimy stosować Scruma 1:1. Zawsze możemy wykorzystać jedynie elementy tej metodyki w zakresie w jakim jest to dla nas najbardziej wygodne. W takim przypadku podążając za Scrum Guide pamiętajmy, że zmiana podstawowego zamysłu czy idei Scruma, eliminacja jego elementów bądź nieprzestrzeganie reguł może skutkować tym, że stanie się on bezużyteczny. Stosowanie wybranych elementów Scruma jest możliwe, niemniej wynikiem takiego postępowania nie jest Scrum. Zgodnie z opinią jego twórców, Scrum istnieje tylko jako całość, ale dobrze się sprawdza jako szkielet dla innych technik, metodyk oraz praktyk. W mojej opinii Scrum ma tyle wspaniałych wartości, że warto z niego czerpać i inspirować się w każdej pracy, niezależnie od tego czy chcemy wprowadzać w naszej organizacji Scrum, czy tez nie. W końcu to agile, a agile jest elastyczny.